Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat sich im Dezember auf eine gemeinsame Aktion für 2024 geeinigt und hat eine Coordinated Enforcement Action Article 15 angekündigt – somit also eine anlasslose Überprüfung von Unternehmen zum Auskunftsrecht.

Im Rahmen koordinierter Aktionen nehmen nationale Datenschutzbehörden verschiedene spezifische Datenschutzthemen in Angriff und bearbeiten diese intensiv. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse werden systematisch erfasst, sorgfältig analysiert und liefern wertvolle Einblicke. Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage für gezielte Maßnahmen, die sowohl auf nationaler als auch auf EU-Ebene umgesetzt werden.
In diesem Jahr liegt also der Schwerpunkt, auf dem Auskunftsrecht nach Artikel 15 der DSGVO. Das Auskunftsrecht ist von entscheidender Bedeutung, da es den Betroffenen ermöglicht zu erfahren, welche ihrer personenbezogenen Daten von Unternehmen verarbeitet werden.

Um an ausreichend viele Daten zu kommen, müssen sich Unternehmen darauf einstellen, dass es im Jahr 2024 zu anlasslosen Prüfungen und Auskunftsersuchen kommen wird.

Die wichtigsten Eckdaten zum geltenden Auskunftsrecht und wie Sie sich auf solche Kontrollen vorbereiten können, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst:

Warum ist das Auskunftsrecht wichtig?

Das Auskunftsrecht ist ein grundlegendes Recht, das es jedem Betroffenen (allen natürlichen Personen im Privaten und/oder als Mitarbeitende*n) ermöglicht, eine Auskunft über jedwede von Unternehmen und Einrichtungen erfasste persönlichen Daten zu erhalten. Es wurde bereits vor der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in der Grundrechtecharta der Europäischen Union verankert.

Die zentralen Punkte des Auskunftsrechts (gemäß Art. 15 DSGVO):

–  Verarbeitungszwecke: Warum werden die Daten verarbeitet?

– Kategorien personenbezogener Daten: Welche Arten von Daten werden verarbeitet?

– Empfänger der Daten: An wen werden die Daten weitergegeben?

– Geplante Dauer der Datenspeicherung: Wie lange werden die Daten gespeichert?

– Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung: Welche Rechte hat die betroffene Person?

– Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Wie kann gegen die Datenverarbeitung vorgegangen werden?

– Herkunft der Daten: Woher stammen die verarbeiteten Daten?

– Automatisierte Entscheidungsfindung: Gibt es automatisierte Entscheidungen, einschließlich Profiling, und welche Auswirkungen haben sie?

Formelle Anforderungen für Unternehmen:

1. Recht auf Kopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO): Unternehmen müssen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, bereitstellen. Dabei kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden.
2. Verständlichkeit (Art. 12 Abs. 1 DSGVO): Die Informationen müssen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache übermittelt werden.
3. Frist (Art. 12 Abs. 3 DSGVO): Die Informationen müssen innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung gestellt werden, wobei eine Verlängerung um weitere zwei Monate bei Komplexität möglich ist.

Sonderfall: „Negativauskunft“

Es kann vorkommen, dass eine Person anfragt, zu der im Unternehmen keine Informationen gespeichert sind. In diesem Fall muss innerhalb der Monatsfrist mitgeteilt werden, dass keine Daten zu dieser Person vorliegen.

Was ist zu tun, wie kann ich mich vorbereiten?

Das Hauptziel des EDSA ist es, zu überprüfen, wie Unternehmen auf Auskunftsersuchen reagieren und welche Prozesse zur Erfüllung verankert wurden.. Es ist daher äußerst wichtig, dass Unternehmen ihre Prozesse überprüfen und sicherstellen, dass sie im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen handeln. Beachten Sie, dass Betroffene bei Nichterfüllung ihrer Auskunftsrechte Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen können. Eine solche Beschwerde kann hohe Bußgelder zur Folge haben.

Wir empfehlen Unternehmen, sich auf mögliche Auskunftsersuchen vorzubereiten und sicherzustellen, dass ihre Antworten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Gerne können Sie diesbezüglich einen Termin mit uns vereinbaren um die genauen Details zu besprechen.